Structura organizatorică

Data ultimei actualizări : 15.01.2013 | Tipăreşte pagina

Biblioteca este structurata pe urmatoarele compartimente:

1. EVIDENTA, ORGANIZAREA SI DEZVOLTAREA COLECTIILOR

Dezvoltarea colectiilor de documente se realizeaza in functie de cerintele de informare si documentare ale principalelor categorii de utilizatori. Aceasta se efectueaza prin achizitii de la unitatile specializate (librarii, edituri, agenti economici, etc.), abonamente, schimb intern si international, donatii, documente realizate in cadrul universitatii.

Evidenta colectiilor se realizeaza prin:

a) registrul de inventar:
- pentru carti si alte documente neseriale;
- pentru publicatii seriale;
b) registrul de miscare a fondurilor;
c) fisa de evidenta a publicatiilor seriale;
Toate documentele intrate in biblioteca vor fi supuse evidentelor, pe baza actelor insotitoare. In cazul donatiilor, schimbului sau a altor situatii in care publicatiile nu sunt insotite de acte, biblioteca are obligatia de a intocmi acte, prin care sa dovedeasca provenienta si sa stabileasca valoarea de inventar (cand aceasta nu rezulta).
In scopul usurarii inventarierii publicatiilor, se va tine si evidenta topografica (organizata pe baza de catalog)
Transcrierea instrumentelor de evidenta se poate face numai in cazuri exceptionale, cu aprobarea Biroului de Senat, la propunerea conducerii bibliotecii.
Scoaterea publicatiilor din evidenta bibliotecii se poate face numai in urmatoarele situatii:
- Casare: aprobarea casarii este data de Biroul Senatului, in conditiile prevazute de lege (uzura fizica si morala)
- Pierderea publicatiilor (dupa ce s-a recuperat contravaloarea acestora de la cei vinovati), radierea se va face prin decizia rectorului, la propunerea sefului bibliotecii.
- Transferul publicatiilor se va face in conformitate cu normele legale in vigoare.

Documentele pierdute sau sustrase din biblioteca se elimina din evidente numai pe baza unui act contabil, intocmit conform reglementarilor in vigoare. Documentele care nu pot fi recuperate de la utilizatori, din motive obiective (decese, calamitati,incendii etc.) vor fi scazute din evidenta, in baza deciziei date de conducerea universitatii.

Eliminarea documentelor din colectia bibliotecii se efectueaza in urmatoarele conditii:

• a) cand documentele sunt deteriorate fizic;
• b) cand documentele au un continut perimat.

Orice operatie de intrare sau iesire a unui document se face numai pe baza unui
act insotitor (factura si specificatie, proces verbal, ordin de transfer, chitanta, decizie de scadere, borderou etc.)

Personalul din acest compartiment are urmatoarele atributii:

• participa la realizarea comenzilor, intocmind formele necesare
• receptioneaza toate publicatiile intrate in biblioteca si solutioneaza orice nereguli in termenul prevazut in contract
• inregistreaza publicatiile achizitionate in conformitate cu normele in vigoare in registrul de miscare a fondurilor (R.M.F.), registrul de inventar (R.I.) sau in fisele de evidenta a publicatiilor periodice
• tine o stricta evidenta a publicatiilor periodice si ia masuri imediate de recuperare a celor neonorate la timp de furnizori
• preda publicatiile sectiilor gestionare intocmind formele legale
• urmareste lunar executia bugetara, respectand cu strictete disciplina financiara
• tine evidenta actelor de procurare a publicatiilor, raspunde de exactitatea datelor si justifica serviciului de contabilitate sumele cheltuite
• urmareste decontarea trimestriala a publicatiilor periodice
• scoate publicatiile din evidenta numai pe baza formelor legale de scadere (note contabile), semneaza pe buletinele de cerere pentru publicatiile imputate si pentru care s-au emis note contabile. Se ingrijeste –sub semnatura- de efectuarea operatiunilor de scadere in cataloagele bibliotecii si daca e cazul, in registrul de inventar al bibliotecii filiale de catre cei ce raspund de aceste sectoare.

2. SCHIMBUL DE DOCUMENTE

Atributii:

• organizeaza schimbul intern si international de publicatii, conform reglementarilor in vigoare
• preia pe baza de proces verbal publicatiile de la atelierul litografic al universitatii destinate schimbului cu bibliotecile de profil din tara, se ocupa de expedierea acestora si de obtinerea confirmarilor de primire
• se ingrijeste de largirea permanenta a numarului partenerilor de schimb
• pastreaza o stricta evidenta a publicatiilor expediate si a celor primite
• preda saptamanal sectorului de evidenta, pe baza de borderou, publicatiile obtinute prin schimb intern si international
• popularizeaza publicatiile primite de la partenerii interni si externi

3. CATALOGAREA SI CLASIFICAREA DOCUMENTELOR. ORGANIZAREA CATALOAGELOR

Catalogarea, clasificarea si indexarea documentelor se realizeaza in conformitate cu normele standard internationale, elaborate de forurile internationale, la care tara noastra este afiliata.

Pentru a raspunde unor nevoi sporite de informare si, mai ales, de regasire a documentelor si a informatiilor intrate in biblioteca, inmagazinate pe calculator, clasificarea documentelor se face atat prin sistemul CZU, cat si pe baza de descriptori. Catalogarea se realizeaza atat pe fise, cat si informatizata.

Colectiile bibliotecii se organizeaza in urmatoarele categorii de fonduri:

• depozitul general, organizat dupa principiul asezarii documentelor pe formate
• depozitul cu fondul de publicatii seriale (reviste etc.)

Cataloagele bibliotecii

Biblioteca organizeaza, in mod obligatoriu, urmatoarele categorii de cataloage:

• catalogul alfabetic (intern si extern)
• catalogul sistematic.

Atributiile bibliotecarilor :

• asigura descrierea si clasificarea publicatiilor intrate in colectii conform normelor unitare de descriere si clasificare in vigoare
• efectueaza operativ orice modificari survenite in sistemul de cataloage, clasificare si destinatie a publicatiilor
• initiaza pe cititori asupra regulilor de folosire a cataloagelor si a resurselor electronice de informare
• organizeaza si gestioneaza o colectie de lucrari de referinta pentru uzul propriu si al cititorilor
• colaboreaza la cataloage si lucrari bibliografice locale si nationale.

4. BIBLIOTECI FILIALE

Bibliotecarul responsabil al sectorului biblioteci filiale coordoneaza activitatea acestora in conformitate cu normele metodologice si legislatia in vigoare si raspunde de buna lor functionare.

5. COMUNICAREA COLECTIILOR (RELATIILE CU PUBLICUL)

- colectiile bibliotecii sunt accesibile studentilor, cadrelor didactice si altor categorii de personal din cadrul universitatii;
- alte categorii de cititori decat cele mentionate mai sus (medici din retea, doctoranzi, cercetatori) pot consulta publicatiile bibliotecii numai in sala de lectura pe baza legitimatiei de serviciu vizata la zi;
- accesul studentilor se face numai pe baza legitimatiei de biblioteca. Legitimatia se elibereaza sau se prelungeste pe baza carnetului de student daca are viza la zi si nu are publicatii nerestituite in termen. Ea este netransmisibila. Dreptul de imprumut se acorda numai titularului;
- comunicarea colectiilor se realizeaza prin imprumut la domiciliu sau prin consultare in sala de lectura. Studentii pot imprumuta pe durata unui semestru sau an universitar un numar nelimitat de publicatii din care biblioteca are suficient de multe exemplare. Publicatiile unicat din fondul de baza si publicatiile periodice pot fi consultate numai in sala de lectura. In sala de lectura se pot imprumuta spre consultare cel mult 3 volume deodata.
- Regim de studiu numai in sala de lectura o au si publicatiile obtinute in cadrul imprumutului interbibliotecar.
- Tinand cont de gradul de solicitare al unor cursuri si manuale destinate studentilor si pe care biblioteca le are intr-un numar foarte mic de exemplare, de la caz la caz, unele pot fi imprumutate pe termen scurt de 1-7 zile. Daca nu exista alte solicitari, termenul de restituire poate fi prelungit o singura data cu aceeasi perioada de timp. Termenul se socoteste incepand cu ziua urmatoare efectuarii imprumutului.
- Pot fi imprumutate la domiciliu si publicatii cu regim de studiu numai in sala de lectura dar numai in situatii exceptionale si numai cu aprobarea scrisa a conducatorului bibliotecii, care va consemna si termenul de restituire. Bibliotecarul are obligatia de a urmari respectarea termenului de imprumut.
- Cadrele didactice pot imprumuta la domiciliu pana la 10 volume pe durata anului universitar.
- La inscriere, bibliotecarul are obligatia de a completa corect fisa (plicul) cititorului cu datele personale cerute. Cititorul va semna pe fisa (plic) de luare la cunostinta a Regulamentului bibliotecii. Extrase din Regulament privind drepturile si indatoririle cititorilor vor fi afisate la loc vizibil in toate sectiile de imprumut.
- Datele cititorului (adresa,telefon,etc.) vor fi reactualizate periodic.
- Cititorul este invitat de a controla publicatiile imprumutate si de a sesiza pe bibliotecar de eventualele lipsuri sau deteriorari.
- Bibliotecarul are obligatia de a controla toate publicatiile, atat la efectuarea imprumutului cat si la restituirea lor. Verificarea integritatii publicatiilor, consemnarea rezultatului pe fisa de imprumut este obligatorie si se efectueaza numai in prezenta cititorului.
- Urmarirea restituirii in termen a publicatiilor imprumutate este o obligatie permanenta. Prima somatie va fi expediata imediat dupa expirarea termenului de imprumut si nu la intervale mai mari, iar urmatoarele doua din 10 in 10 zile. Ele vor fi expediate numai cu aviz de primire.
- Somatiile pot fi trimise la discipline si prin registratura universitatii.
- Nerespectarea de catre studenti a termenului de imprumut in sala de lectura sau pe termen scurt se sanctioneaza prin retinerea permisului de biblioteca pe timp de 5 zile calendaristice pentru fiecare zi de intarziere, timp in care accesul titularului in biblioteca este interzis.

Alte indatoriri ale bibliotecarilor:

• sa semneze fisele de lichidare ale absolventilor sau personalului angajat numai dupa o atenta verificare a lichidarii imprumuturilor la toate sectiile
• sa asigure ordinea in salile de lectura, depozite si sectiile de imprumut
• sa gestioneze colectiile de publicatii si sa pastreze documentele gestionare in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare

In depozitele de publicatii au acces numai gestionarii si persoanele desemnate in mod special de conducerea bibliotecii, acestea din urma numai in prezenta gestionarului.

• sa semnaleze conducerii bibliotecii orice incalcare a regulamentului bibliotecii de catre cititori
• sa fie amabili, politicosi si respectuosi cu cititorii, sa depuna eforturi in directia servirii lor in cele mai bune conditii
• sa respecte la locul de munca normele de protectie a muncii si normele P.S.I.